Почему я отказался от бумаги?

Отказ от бумаги — это лучшее, что произошло в моей личной эффективности за последний год. Раньше я не мог представить своей работы без использования стикеров, ежедневников, черновиков и бесконечных распечаток. Как и любой успешный сотрудник я даже изобрел свою систему, как задачи, написанные на бумажках, распределялись по пробковой доске и двигались в зависимости от статуса. Одним словом, вся моя рабочая экосистема была построена вокруг бумаги.

Но возникали и сложности, например:

  • после встречи приходилось приходить и перепечатывать всё в письмо, чтобы разослать мемо;
  • ежедневник был со мной не всегда, поэтому часть задач, которые тебе поставили «на бегу» терялись и забывались;
  • Поиск по бумажкам, ежедневникам занимал существенное время;
  • Каждое утро понедельника начиналось с переписывания невыполненных задач прошлой недели.

Увидев сколько это занимает времени и какие риски несет за собой, мне пришла мысль, что пора что-то менять. Решение было однозначно — отказаться от бумаги и полностью перенести свою деятельность не только в электронный вид, но и в онлайн.

Инструменты

Для построения комфортной работы нужно окружить себя удобными инструментами и устройствами – я перепробовал огромное множество и того и другого, поэтому смог выделить обязательные требования:

Смартфон – быстрый, с нормальной камерой, заряд на сутки, экран 5,5 дюймов, безлимитный интернет.

Ноутбук

  • Легкий — 1-1,5 киллограмма. Вы постоянно должны таскать его с собой и это не должно быть тяжело и обременять.
  • SSD хард — мало кто знает, но именно хард максимально влияет на скорость загрузки и работы программ. Если вы покупаете ноутбук с ssd хардом, то загрузка windows будет занимать 3-5 секунд.. А так как ноутбук ваш оперативный инструмент, то это важное требование.
  • Маленький — оптимальный экран 13 дюймов, меньше — будет неудобно работать, больше — неудобно таскать с собой.
  • Заряд 6-8 часов

Не важно будет apple или windows, берите систему, в которой вам комфортно работать. Лично я взял Xiaomi mi air 13,3 — самый лучший ноутбук под такие критерии.

 

Приложения

Я попробовал множество различных приложений, таких как anydo, wonderlist и т.д.  Но они все не подходили по разным причинам. В итоге я остановился на:

Заметки

Google keep – все, что раньше записывал и собирал сейчас копится в виде стикеров google keep, обязательно нужно внедрить систему хештегов и цветового кодирования. У меня тут все от #прочитать до #заметки-для-блога.

Задачи

Trello — оптимальное приложение для задач. Их я перепробовал очень много, наверное, даже все, но уверенно могу сказать, это лучшее, как в одиночной работе, так и в групповой.

Совместная работа

Рабочие зоны (Сайты SharePoint 2013) — хранение документов, совместное редактирование, публикация – решение, скорее продиктованное корпоративной политикой, но отлично подходит Google Docs и Bitrix 24.

Мессенджер

Однозначно телеграм. Тут даже без пояснений.

 

Ломка по бумаге

Ломка по бумаге не раз возникала, даже был возврат к стикерам и черновикам, но силой воли это удалось победить. Иногда возникает желание почеркать на встречах, нарисовать схему вначале на листке, а только потом перенести в презентацию. Но быстро приходит понимание, что это только затягивает процесс.

Итоги

Отказ от бумаги, по моим подсчетам экономит мне около 40-50 минут в неделю, существенно снижает риски потери задач или важной информации, позволяет быть всегда в курсе и иметь все свои знания под рукой.

Еще отказ от бумаги – это важная черта внедрения управления знаниями в компании. Пока сотрудники ведут свои заметки и задачи на бумаге – они не перейдут в сайты.

Ну и еще не стоит забывать об экологии – отказ от огромного количества бумаги (от 11 до 50 листов на сотрудника в день), которое тратит каждый офисный сотрудник мы сделаем планету немножечко здоровее.

 

Добавить комментарий